Come organizzare lo smart working e lavorare da casa senza diventare matti (in 10 mosse)
Vi hanno messo in telelavoro*, all’inizio vi sembrava una figata ma ora non riuscite a finire in una giornata il lavoro di mezza? Fate bruciare il pranzo mentre vi dimenticate di inviare una mail? Vi manca il vostro ufficio e quando sentite parlare di “smart working” non sapete da che parte prenderlo?
È allora il momento giusto per mantenere la calma e ripartire, dopo aver letto i miei (spero preziosi) consigli e bevuto una tisana.
Perché all’improvviso tutti parlano di smart working?
Chi di voi mi segue, sa che l’altro giorno ho scritto un articolo dal titolo un po’ provocatorio: “può lo smart working salvare il mondo?” in cui parlavo dei vantaggi ambientali del lavoro a distanza. In questi giorni si è “scoperto” come tale misura possa diventare un valido supporto sotto molti aspetti.
Se, sino a qualche settimana fa, lo smart working era il sogno di qualsiasi (o quasi) lavoratore dipendente ed un simbolo di libertà, oggi, con le ultime disposizioni del Governo per contenere la propagazione del Covid-19, è diventata una strada obbligata per molte aziende e pubbliche amministrazioni.
Peraltro ormai i dati lo confermano: le varie forme di lavoro “agile” assicurano un incremento della produttività del 15% per ogni singolo lavoratore, la riduzione del 20% del tasso di assenteismo ed una diminuzione del 30% dei costi di gestione delle strutture aziendali.
Se per me è stata una felice scelta di vita, accompagnata (in tempi non di virus) spesso da incontri luculliani con vari colleghi, capisco che finirci all’improvviso possa lasciare spaesati.
Molti di noi vivono sul web e la difficoltà di attenzione è un problema comune.
Premessa: io amo i social, le app e gli smartphone. Sono il mio mezzo di lavoro (felicemente, per scelta). Anche io mi son sentita affogata da mail e notifiche. Sebbene da anni parlassi dell’importanza di un giusto mix tra connessione e digital detox, ho passato gran parte del 2019 in forte sofferenza. Questo nonostante le persone che non lavorano da casa spesso mi dicano: wow, che figata, puoi organizzarti la giornata come vuoi. Sì ma la giornata di lavoro, ho cercato sempre di spiegare io è sempre di 10-14 ore! il “vuoi” rimane solo per le ore di sonno che ti concedi, in queste situazioni.
Tutto ciò fino a che non ho preso una serie di decisioni drastiche. Un piccolo terremoto dopo il quale tutto è tornato in un nuovo equilibrio.
Quando l’altro giorno ho pubblicato il primo post sullo smart working, c’è chi mi ha fatto notare che il lavoro da casa non sia sempre rose e fiori anche in molte altre situazioni (non solo per chi come me lavora con i social, campo nel quale le notifiche son davvero in agguato). Il primo grande problema? Separare l’ambito personale da quello professionale. Per altri invece è difficile trovare la concentrazione e, nonostante si arrivi la sera esausti da 10 ore al pc, le cose fatte risultano meno degli obiettivi che ci si era prefissati.
Se vi rispecchiate in alcune di queste situazioni, sappiate quindi che non siete soli.
Secondo i dati di “Digital in 2020” di We Are Social gli italiani passano 6 ore connessi ad internet ogni giorno, e 1 ora e 57 minuti sui social, in aumento rispetto al dato rilevato nel 2019. Non tutti con problemi di convivenza con la tecnologia, non tutti in smart working, ma vi sono davvero molte problematiche ricorrenti.
Come fare a mantenere alta la produttività anche rimanendo a casa senza cedere a tutte le distrazioni che si celano fra le mura domestiche? Si può salvare la famiglia dal lavoro?
Come vi dicevo, in alcuni casi ci sono passata anche io. Ecco quindi alcuni suggerimenti che do, in base alla mia esperienza personale, che magari potranno essere utili anche a qualcuno di voi.
1- Da dove partire per trovare la concentrazione giusta in smart working
La prima cosa da fare per trovare la concentrazione è tenere a mente dei principi fondamentali! Stampateveli bene in testa, o su un foglio A4 di fronte a voi:
- La tecnologia deve essere integrata e armonizzata nella nostra vita
- Avvertite gli altri che non si è sempre connessi
- L’obiettivo non è essere sempre reperibili ma fare bene il proprio lavoro
Se il primo punto riguarda solo voi, gli altri due sarà proprio bene comunicarli al prossimo.
L’esempio di quando ho comunicato male il secondo principio (ovvero che non si è sempre connessi)
Vi racconto questa esperienza personale che mi ha ricordato che è meglio ripetere le cose più volte e non dare nulla per scontato. A più persone più volte ho specificato di non mandarmi materiali via whatsapp, né tanto meno di scrivere fuori orario. Era troppo facile perdermi dei pezzi. In alternativa avrei dovuto di corsa accedere al pc e scrivermi in una to do list le cose inviate. Impossibile. Per non parlare di chat in cui si parla di tutto, voi smettete di leggerle e nei 1000 messaggi (record) mandati in 10 minuti vi è un compito per voi. A un certo punto ho iniziato ad avvisare le persone che se avessero continuato, avrei chiuso whatsapp. L’ho fatto. Ho dovuto bloccare in pratica tutti i contatti di lavoro (ho guardato le ultime 100 conversazioni) che continuavano a confondere whatsapp col telefono (invio di vocali) o con le mail (invio di materiali).
Dove ho sbagliato? A non mandare una mail urbi et orbi. Infatti vi è chi non mi ha creduto, chi non si è ricordato e via discorrendo anche se per mesi (forse sono sembrata come nella favola di Pierino una da “a lupo a lupo”) avevo chiesto in ogni modo di non proseguire con quegli invii.
Come ho rimediato? Pensando a quale fosse lo strumento di comunicazione che uso di più: la mail. Da mesi ho inserito in firma questo messaggio
La conseguenza? Più persone mi hanno ringraziata per l’ispirazione, un paio di clienti mi hanno chiesto (ridendo) se fosse riferito a loro (e alle telefonate delle 20 del venerdì sera).
Fermo restando che per le urgenze, se posso, ci sono sempre, questo ha dato un metodo di lavoro reciproco. Lavoro peraltro anche ben prima (e dopo) degli orari indicati ma concentrando telefonate e mail “in diretta”, riesco ad ascoltare i miei pensieri e a far bene il mio lavoro, dando quindi il miglior contributo possibile ai miei clienti.
2- L’orario d’ufficio è il vostro orario di lavoro ovunque siate
Tutto ciò ci insegna che è sempre utile avere un orario di ufficio e comunicarlo (quante volte anche voi cercate su Google il servizio a cui rivolgervi per vedere l’orario di apertura?). Ovviamente un orario è flessibile ma bisogna evitare di finire di scambiare il giorno per la notte. Se ogni giorno sposterete più in là la fine della giornata, ciò accadrà anche con la sveglia e vi troverete presto ad alzarvi alle 10 trovando, al risveglio troppe mail da smaltire, iniziando quindi a lavorare prima della sveglia, insomma no! Non si può pensare di poter essere operativi alle 9 se abbiamo finito di lavorare alle 2, magari cenando con un pacchetto di patatine o qualche altro cibo preso al volo dalla credenza.
Datevi quindi un orario, comunicatelo e rispettatelo!
3- Lo smartphone è un mezzo, non un amante!
Se non sei un call center il tuo lavoro non è essere sempre reperibile ma fare un buon lavoro (e concedersi un po’ di tempo per la vita privata). Ricordiamocelo nel rapporto col cellulare.
Lo usiamo per lavorare, per chiamare la mamma, per leggere una vignetta simpatica arrivata via Whatsapp. Giusto? Bene è un mezzo, non il fine! La spazzola la portate sulla tavola della cucina? La mettete accanto alla TV? Probabilmente no! Allo stesso modo se state facendo qualcosa “fuori orario”, il telefono può essere altrove!
Se siete in orario di lavoro ben venga, altrimenti ricordatevi di riporlo via “insieme alla penna e al calamaio”.
La maggior parte delle persone infatti, se ce l’ha sotto mano, non riesce a non guardare se sono arrivate mail, o messaggi whatsapp (sempre che non abbiate già deciso di non usarlo per comunicazioni di lavoro). Magari siete lì a far fare i compiti a vostro figlio o state sul divano col partner e bip bip… una notifica vi disturba.
Lasciate lo smartphone accanto al letto? Vi devo dire che questa cosa non si dovrebbe fare. Ma vi lascio una eccezione: se avete un forte self control. Purché adottiamo delle accortezze. Evitate led e qualsiasi altra notifica (molti smartphone hanno la funzione “non disturbare” che può anche avere delle eccezioni, come il numero della mamma!) e non usatelo per lavoro (io confesso, lo uso come sveglia).
La mia regola di vita è: sono io che decido quando usarlo, incluso quando guardarlo e leggere le notifiche. Le persone hanno imparato a capirlo: se è importante si fissa un appuntamento, se è urgente, telefonano nelle ore indicate. Fuori orario son concesse solo le telefonate grazie alle quali io possa salvare una vita 🙂
4- Quanto vi distraete? Conoscere è la prima forma di prevenzione
Se vi ricordate tra le domande iniziali vi è quella sul fatto che arriviate a sera senza aver concluso granché, sebbene abbiate passato gran parte della giornata al PC. A volte, tra mille notifiche, vibrazioni del telefono (o smartwatch) e via dicendo si finisce per interrompere e ricominciare il lavoro vanificando in pratica buona parte degli sforzi.
Vi sfido quindi a scaricare su cellulare e sul pc una delle tante app che monitorano cosa facciamo. Quando mi capita in alcuni corsi di formazione di farlo, le persone scoprono di stare su facebook (ad esempio) molto più di quel che pensassero e di avere sessioni di lavoro più brevi di ciò che sperassero. Come trovarle? Cercate “time traker” tra app dello smartphone ed estensioni di Chrome!
5- Isolare tutto con un click (e chiudendo la porta della stanza)
Io di lavoro… scrivo. Quindi se mi prende la vena creativa, vederla svanire per una telefonata rimandabile non è certo il massimo. A volte la distrazione può avvenire per una notifica. Magari avete l’audio acceso al pc e un dlin vi dice che su whatsapp web (o telegram, o facebook) c’è una notifica. Secondo dlin, terzo… devo correre a rispondere!!!
No… tutto questo non può continuare! Sia mentre lavoro, sia mentre magari mi godo un audiolibro letto da Paolo Poli (sito rai, fyi). Vi sono diverse cose che potete fare. Per i momenti di quiete assoluta potete mettere pc e smartphone in modalità aerea. Sarete offline, voi e il vostro PC. Se però nel frattempo vi dovesse servire qualcosa online questa misura si rivelerebbe poco utile.
In questi casi potreste utilizzare app motivazionali. Tra quelle più carine ve ne sono alcune, tipo Forest, che per premiarvi della vostra concentrazione vi regalano “un bosco”. Come dire: fate germogliare la vostra produttività. Ovviamente ognuno può scegliere quella che gli è più congeniale ma essendo una persona “green” non potevo non notare e appuntare questa.
Alcune app monitorano quali siti avete visitato o le app che avete più usato e vi premiano se ne state alla larga (pensate ai social network se non siete dei social media specialist) per un po’!
E poi vi sono tante app per andare completamente offline, altre che che si bloccano l’accesso solo ad alcune pagine (e ovviamente applicazioni). Pensate che una volta per preparare una lezione ho sperimentato una di queste app impostando per un tempo limitato il blocco su Facebook. Forse 10 o 20 minuti. Avrei dovuto spegnere il cellulare. Perché come la classica legge di Murphy insegna, in quel minuto mi ha chiamato un cliente per chiedermi una cosa da pubblicare subitoooo (di lì a pochi minuti sarebbe andata in tv una sua intervista!). Per fortuna che avevo lo smartphone perché vi confermo, quelle app ed estensioni fanno davvero il loro lavoro.
Se sapete mantenere il self control potreste anche solamente togliere la suoneria, a partire dal telefono. Perché serve l’autocontrollo? Perché a molte persone scatta il “panico” quando leggono le chiamate perse!
Attenzione, se stiamo lavorando a casa e vi sono altre persone, quando potete chiudete la porta. In tempi di coronavirus ad esempio devo farlo perché mentre io lavoro, magari mio marito guarda il TG o mio figlio è in pausa cartoni. Quindi stavolta non è una metafora, parlo proprio della porta della stanza!
6- La app per la produttività più famosa rimane quella ispirata a un pomodoro! Ecco la storia che non potete non conoscere
Cosa c’entra il pomodoro con la produttività? Ecco svelato come nasce la storia e la tecnica. Tutto parte dalla cucina.
Francesco Cirillo, sviluppatore software ed imprenditore di origini italiane, quando era studente cercò un modo per ridurre la distrazione. Prese un timer da cucina e provò a impostarlo a 10 minuti. Al primo tentativo perse la scommessa con se stesso ma riprovò e perfezionò la tecnica determinando quali fossero i tempi giusti. Il «timer di cucina» vi tiene concentrati per 25 minuti a lavorare e ve ne concede 5 di svago. Ogni 4 pomodori vi è una pausa più lunga di 15 / 30 minuti. Se saprete che una sveglia suonerà, terrete duro. Lo fa anche mio figlio di 6 anni per i compiti!
7- Come bloccare o disattivare le notifiche (e perché).
Non so il vostro modello di smartphone, ma il mio ha un piccolo led che inizia a pulsare se vi è una notifica. Dippiù, a volte vibra e fa suoni incomprensibili. O meglio, faceva. Sono oramai anni che, ogni volta che installo una app, vado a vedere le impostazioni e disattivare tutte le notifiche che non mi servono. Ogni app davvero si sbizzarrisce. A parte qualcuna utile, molte sono pubblicitarie o ci segnalano cose per noi di poca o nessuna importanza. Pensate che ad esempio la mia app di Twitter tiene 10 e più profili. Immaginate cosa accadrebbe se lasciassi per ognuno (e è una sola app) tutte le notifiche accese! Mi perderei sicuramente qualcosa di importante.
La prima regola è quindi quella di farvi un giro nelle impostazioni di tutte le applicazioni e di scegliere cosa e come farvi notificare le informazioni. Io ho lasciato la luce lampeggiante solo per un paio di numeri whatsapp veramente importanti, ho eliminato le vibrazioni e i suoni un po’ per tutto.
Vi sono poi delle impostazioni proprie del telefono.
Fatto ciò passiamo al computer. Anche qui possiamo aprire ad esempio i social network, andare nelle impostazioni e disattivare una serie di popup! Per non parlare di whatsapp e soprattutto dei gruppi. Su su, finito di leggere l’articolo iniziate a cimentarvi!
8- Come organizzare il proprio lavoro
Bene, ora che nessuno ci disturberà è importante fare un piano di lavoro, una scaletta, per ordine di importanza e urgenza, e procedere una cosa alla volta. Infatti anche se avrete disabilitato tutte le notifiche, se sarete voi a passare da un drive a un excel, da una mail a una registrazione video, arriverete a sera con 10 ore di lavoro alle spalle e la resa di 2! Fatevi quindi una scaletta e andate per obiettivi. Molto probabilmente riuscirete a fare più cose e a concedervi maggiore tempo libero. Insomma, fate il capo di voi stessi, datevi dei compiti e controllate se li avete eseguiti!
9- Il nostro recinto, il posto di lavoro luogo di pace
Lo accennavo prima: chiudere la porta! Ma questo richiede l’aver identificato un luogo che possiamo individuare come posto di lavoro, anche se in casa.
PS: tutti vi diranno di non lavorare in pigiama. Su questo non sono proprio d’accordo. Intendiamoci, anche per dare l’esempio a mio figlio io mi lavo e mi vesto appena fatta colazione. Ma a volte può capitare di mettersi a lavorare ancora con gli abiti della notte. L’importante è che non sia un’abitudine! E che comunque (ma questo lo sappiamo bene tutti) è fondamentale lavarsi :’D
In ogni caso non concordo con chi dice che bisogna vestirsi come quando si esce. O almeno non è un obbligo. Io ho tutti vestiti molto morbidi per casa a partire dalle tute. Seduta alla scrivania sì, ma con comodità.
Una volta “preparati” al lavoro dobbiamo organizzare la nostra giornata lavorativa e, a tal scopo, dobbiamo ricreare, nella nostra casa, uno spazio dedicato all’attività professionale che sia fisicamente separato da tutto il resto del nostro “mondo” domestico. Far convivere la nostra sfera familiare e personale con quella lavorativa crea infatti una pericolosa simbiosi che non consente di tenere i due mondi separati con conseguenze negative per entrambi i fronti. Se, come dicevamo sopra, non si deve aprire la mail ancora dal letto, allo stesso tempo quando scatta l’orario di ufficio dobbiamo tener separate le tentazioni private. Amici e genitori? Si sentono in pausa.
E’ importante mantenere l’ambiente ordinato dotandosi di arredi ergonomici che aiutano a mantenere la produttività e organizzando al meglio la scrivania, evitando di disseminare carta e cancelleria per tutta la casa.
10- Non di solo lavoro vive lo smart worker
Le pause sono importantissime ma è essenziale gestirle al meglio. Innanzitutto, per quanto riguarda il pranzo, è opportuno cucinare tutto in anticipo approfittando magari del weekend e abbondando nelle quantità per poi porzionare quanto cucinato e utilizzarlo, in più occasioni, nel corso della settimana per pranzi rapidi e gustosi o sfruttando i momenti serali. Se invece non avrete qualcosa di pronto, tra una telefonata e un’urgenza potreste arrivare all’ora di pranzo davvero affamati e spazzolarvi il primo cibo spazzatura che trovate nella credenza.
Per l’attività fisica da “reclusa” in casa vi svelo che, quando ho immaginato che avrebbero chiuso tutto, son corsa a prendere una minicyclette (solo pedali) e ho rispolverato lo step classe 2008 (quello della laurea!).
Nel corso della giornata è utile fare delle pause e, per ricaricarsi, ci si può anche concedere un piccolo riposino ristoratore, ma, come in tutte le cose, è meglio non esagerare: la lunga chiacchierata telefonica con l’amica del cuore o la trilogia di “Ritorno al Futuro” possono attendere la fine della giornata lavorativa.
Se come me vi siete dotati a casa poi, di qualche piccolo attrezzo sportivo, nel planning giornaliero imponeteveli come compiti (in minuti, passi o pedalate nel mio caso). Forse non li rispetterete tutti, ma farete probabilmente più attività rispetto a giornate senza obiettivi.
E ora… buon lavoro a tutti!
*mi scuseranno tecnici e giuristi se semplifico tra telelavoro, lavoro agile e smart working ma qui voglio fornire strumenti utili per lavorare da casa, a chiunque
