Eventi: dalla progettazione all’organizzazione. Quel che bisogna sapere per divenire un Event Manager oggi

Cari lettori del mio blog, 

se ci conosciamo personalmente, con buona probabilità il nostro primo incontro sarà avvenuto a un convegno, fiera, festa. Questo perché nella vita di prima ne frequentavo davvero tanti. Un po’ per passione, un po’ perché per mestiere ho spesso raccontato tramite i social ciò che avviene negli eventi tanto che qualche anno fa con Veronica Caciagli mettemmo in rete un ebook sui primi 10 passi da compiere per rendere digitale un evento. Ora siamo in estate e il sole insieme ai vaccini ci portano raggi di speranza di una ripresa quanto più possibile simile alla vita che ricordavamo prima. Nel giugno appena trascorso ho iniziato ad averne degli assaggi. Pur con mascherina indosso, abbiamo iniziato a rivivere convegni (in parte) in presenza, ma non del tutto.

Gli eventi: dalla progettazione all’organizzazione, manuale operativo di Event Management

Le misure anti pandemia da un lato e nuove tecniche di partecipazione acquisite (pensiamo allo streaming) dall’altro hanno cambiato profondamente l’industria degli eventi. Quali sono i cambiamenti che il settore deve necessariamente apportare? A riflettervi su e dare anche numerose soluzioni è il manuale Gli eventi: dalla progettazione all’organizzazione, manuale operativo di Event Management. 

Il volume, scritto da Morena  Paola Carli, Maddalena Milone e Maria Cristina Terenzio ed edito da Franco Angeli, si pone l’obiettivo di rispondere a domande come:

• Quali sono le nuove sfide dell’industria degli eventi?  
• Come rendere gli eventi un’opportunità ed essere davvero efficaci? 
• Qual è lo scopo dell’evento? 
• Perché i partecipanti dovrebbero arrivare? 
• Perché gli sponsor dovrebbero investire? 
• E soprattutto come fare per raggiungere questi obiettivi?

Le autrici – professioniste del settore con il pallino della formazione e una lunga esperienza nella progettazione e organizzazione di eventi, provenienti da contesti lavorativi differenti – sanno di poter fare scuola e credono che lo sviluppo di questa industria passi inevitabilmente da una buona preparazione professionale. 

Come cambia il lavoro dell’Event Manager

In questo contesto, anche l’Event Manager vede ridefinito il proprio ruolo: da esecutore di un piano a progettista della strategia. “Si è dato sempre molto peso alla parte organizzativa senza considerare che è solo una fase del processo – commenta  Maddalena Milone – Purtroppo spesso è ancora così. Il cliente comunica la necessità di organizzare un evento e l’agenzia si preoccupa di tutti i servizi. Pochi si propongono di mettere in piedi una strategia vera e propria per gli eventi che sono una importante occasione di incontro e di cambiamento. Ora più che mai l’Event Manager non può che essere “facilitatore di connessioni umane per la realizzazione del fine e degli obiettivi ad esso collegati” ed è su questo aspetto che il nuovo modo di produrre eventi deve focalizzarsi”. 

Gli eventi, in particolar modo quelli espressione della Meeting Industry, finora si sono principalmente concentrati su azioni che trasmettono contenuti. In uno scenario in cui il contenuto è sempre disponibile, in formato digitale, su differenti media e con diverse modalità,  è necessario passare dalla “distribuzione di contenuto” alla “realizzazione del risultato in maniera diversa”. 

“Lo scopo di questo libro è quello di ribadire che l’Event Manager è il progettista di una strategia e non un esecutore di un piano o un assemblatore di servizi – commenta Maria Cristina Terenzio –  Il libro guida il lettore passo dopo passo non solo nelle diverse fasi di un evento, ma pone altresì in evidenza come l’Event Manager sia protagonista dell’intero ciclo di un evento: dall’individuare i bisogni di tutte le parti coinvolte al divenire facilitatore del cambiamento atteso, fino a farsi portatore di valori, standard etici, buone pratiche di sostenibilità ed essere promotore di innovazione”.

Secondo Morena Paola Carli il ruolo dell’Event Manager è  proprio quello di ascoltare, analizzare, progettare, pianificare, coinvolgere, partecipare, misurare, valutare e fare tesoro di quanto appreso: ”Le  lessons learned, infatti, sono un potente strumento di crescita e miglioramento. Il libro porta il lettore a comprendere in che cosa consista il ciclo di vita di un evento, quali siano le sue fasi e fornisce modelli utili allo scopo. E illustra come ogni evento è unico e non ripetibile, caratterizzato da un inizio e da una fine, e la lunga preparazione necessaria alla sua realizzazione; un complesso lavoro, spesso sconosciuto alla maggior parte delle persone”.

L’evento online

Vorrei poi soffermarmi un attimo sulla parte che riguarda la mia professione relativa agli eventi online. Nel capitolo dedicato a marketing e comunicazione le autrici dedicano alcuni interessanti paragrafi al come rendere digitale l’evento. Dal sito internet, all’email marketing fino ai live twitting, potrete fare il punto sui principali aspetti di un appuntamento destinato a diventare 2.0 (su come si crea l’hashtag perfetto vi rimando anche al mio approfondimento). Ciò lo rende un utile manuale anche per chi gestisca la comunicazione (online) di un evento.

A chi è rivolto il libro

Gli eventi: dalla progettazione all’organizzazione è un manuale operativo dedicato ai professionisti dell’event management, a chi vuole intraprendere questa professione e agli studenti che hanno iniziato questo percorso di studi ma ritengo sia utile anche a chi debba commissionare l’organizzazione di un evento per poter dialogare con gli esperti, riuscire ad essere sulla stessa lunghezza d’onda e definire insieme obiettivi e risorse.

Questo volume è estremamente attuale perché è aggiornato rispetto alle ultime evoluzioni dell’industria degli eventi e offre una finestra sul cambiamento digitale che gli eventi hanno subito. È un ottimo strumento per chi si approccia al settore degli eventi e anche per chi già da tempo è consapevole che gli eventi digitali devono andare di pari passo con quelli in presenza e che il marketing e la comunicazione digitale non possono essere opzionali nella definizione di una buona strategia.  

Il focus medico scientifico

Il manuale è destinato a diventare un punto di riferimento nel settore, con un focus specifico per gli eventi medico-scientifici. L’affondo medico scientifico poi è un’altra assoluta novità del manuale. Perché gli eventi medico scientifici hanno una normativa di riferimento specifica e sono progettati da soggetti (i Provider) autorizzati dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua presieduta dal Ministro della Salute; per cui non si possono considerare come tutti gli altri.

Quindi consente di rispondere  alle richieste di studenti universitari e di master e arricchire la bibliografia per l’esame di certificazione in Meeting and Event Manager. La certificazione, voluta da MPI Italia presso UNI (Unione delle Normative Italiane), stabilisce conoscenze, abilità e competenze del Meeting and Event Manager ed è attualmente rilasciata da Intertek attraverso due centri esame in Italia: MPI Italia e Federcongressi&eventi.

Per approfondire vi suggerisco di visitare anche il portale correlato www.eventmanagementbook.com